+7 495 668-70-06

Создание Единых Центров Обслуживания (ЕЦО)

     Единые центры обслуживания (ЕЦО) являются формой инсорсинга в компании, когда часть функций территориально распределенных подразделений выделяется и централизуется. Наиболее часто проекты по инсорсингу затрагивают бэкофисные операции, например такие, как бухгалтерия, кадры, логистика, документооборот, ИТ, обработка заказов.

     Внедрение ЕЦО позволяет за счет стандартизации функций и более эффективного использования ресурсов получать экономию от 20 до 60% от ФОТ бэкофисных работников и значительно сократить количество ошибок.

     Основные признаки компаний, в которых можно реализовать проект по ЕЦО:

  • Значительная территориальная распределенность, несколько юридических лиц и филиалов. Данный критерий является основным фактором, влияющим на окупаемость проекта. Территориальная распределенность ограничивает менеджмент в контроле, обучении персонала и стандартизации процессов. Как показывают исследования, без постоянных мер по поддержке одинаковых бизнес-процессов, схемы операций и процессов начинают различаться в различных филиалах. Это приводит к постепенной потере управляемости бизнеса и накапливанию ошибок.
  • Большое количество операций и бэкофисного персонала. Наличие значительного объема работы также приводит к созданию крупных служб и увеличению расходов на менеджмент.
  • Наличие в каждом отделении компании внутренних служб по поддержке бэкофисных процессов. Различные исследования говорят о том, что бэкофисный персонал используется неэффективно и его средняя загрузка не достигает в среднем своих целевых значений.
  • Проблемы управления, доступности данных по бэкофисным операциям, потери из-за невыполнения или некачественного выполнения работ. При значительном количестве персонала и документов вырастает количество ошибок, времени на их ликвидацию и поиск истории по той или иной операции. Как результат, увеличиваются затраты на управление, документооборот, срывы в отгрузках и низкое качество исполнения заказов.

     Централизация таких процессов позволяет избавиться от вышеперечисленных проблем. Создание ЕЦО значительно упрощает все бэкофисные процессы и высвобождает ресурсы компании и её менеджмента на основную деятельность.

     Функциональные службы компании, рекомендованные к выделению в ЕЦО:

  • Бухгалтерский и налоговый учет
  • Управление документооборотом
  • Служба управления заказами и колл-центр
  • Информационные технологии и поддержка ИТ систем
  • Кадровый учет и подбор персонала
  • Транспортная и логистика и планирование

     Основные этапы проекта по созданию ЕЦО:

  • Обследование, определение целей и задач.
  • Определение местоположения Центра обслуживания.
  • Сбор данных о существующих бизнес-процессах и построение карты новых процессов.
  • Рекомендации по внедрению информационных систем по управлению ЕЦО.
  • План перехода к новой оргсхеме.
  • Подготовка инструкций и обучение персонала.

     Технологии, используемые при разработке проекта ЕЦО:

  • Рекомендации ведущих институтов в области организации бизнес-процессов
  • Использование методологии гейт-менеджмента и чеклистов для исключения ошибок.
  • Использование систем массового сканирования и распознавания документов
  • Внедрение ПО, позволяющего проводить централизацию операций
  • Использование шаблонов инструкций
  • Внедрение системы специальной отчетности и мотивации для эффективного управления ЕЦО

     Средний срок окупаемости проектов в области ЕЦО — от 6 месяцев до года.

ОАО «ГМК «Норильский никель» и TM Consulting запускают в промышленную эксплуатацию Автоматизированную систему управления товарно-транспортной логистикой.

Подробнее…